Datenschutzkonforme E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft senden

Werden E-Mails zwischen zwei HIN E-Mailadressen ausgetauscht, werden sie automatisch datenschutzkonform versendet. Auch an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft – zum Beispiel Patientinnen, Patienten oder Behandlungspartner – können Sie E-Mails verschlüsselt versenden. In diesem Fall müssen Sie die E-Mail jedoch manuell als «vertraulich» kennzeichnen.

Sichere E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft versenden

So funktioniert der Versand sicherer E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft:1. Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt in Ihrem E-Mail-Programm. Sie können sie auch an mehrere Empfänger adressieren (einschliesslich Cc und Bcc).2. Kennzeichnen Sie die E-Mail als «vertraulich», indem Sie in der Betreffzeile nach dem regulären Betreff den Zusatz «(Vertraulich)» schreiben.3. Versenden Sie die E-Mail. Sie wird verschlüsselt an den Empfänger übermittelt.

Für den Empfänger ist das Lesen der E-Mail etwas aufwändiger als bei einer unverschlüsselten E-Mail. Dies ist jedoch notwendig, um die höhere Sicherheit beim Versand zu ermöglichen. So funktioniert das Lesen der Nachricht: Der Empfänger bekommt per E-Mail die Information, dass er eine verschlüsselte E-Mail via HIN Mail erhalten hat. Um die Nachricht zu lesen, muss er deren Anhang herunterladen und sich einmalig mit seiner Mobiltelefonnummer registrieren. Danach bekommt er einen Code per SMS, den er eingeben kann, um die E-Mail zu öffnen. Eine Anleitung hierfür erhält der Empfänger mit der initialen E-Mail.Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie zudem auf der HIN Supportseite

Unser Video erklärt das Vorgehen für Empfänger übersichtlich und schnell:

Machen Sie es dem Empfänger leicht

Möchten Sie Laborergebnisse, einen Bericht oder andere Gesundheitsdaten an eine Patientin oder einen Patienten schicken? Am besten weisen Sie den Empfänger schon im Vorfeld darauf hin, dass Sie die E-Mail aufgrund des sensiblen Inhalts auf datenschutzkonforme Weise versenden werden. Somit kommt es nicht zu Unsicherheiten, wenn dieser noch nie eine HIN Mail erhalten hat. Denn viele Patientinnen und Patienten sind sich der Sensibilität von Gesundheitsdaten gar nicht bewusst. Optimalerweise senden Sie dem Empfänger den Link zu unserem Video im Vorfeld, damit das Öffnen garantiert problemlos gelingt. Übrigens finden Ihre Patientinnen und Patienten das Video auch, wenn sie auf YouTube den Suchbegriff «HIN Mail Global» eingeben.